Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei Benutzung des Hinweisgebersystems und über Ihre Rechte informieren.

1. Allgemeine Informationen zum Hinweisgebersystem

Die Rentenbank hat eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutz-Gesetz (HinSchG) eingerichtet.  Das HinSchG dient dem bestmöglichen Schutz von Hinweisgebenden. Sie sollen so vor etwaigen Repressalien geschützt werden.

Ein Hinweisgeber oder eine Hinweisgeberin im Sinne des deutschen Rechts, bzw. ein Whistleblower, wie es in der entsprechenden europarechtlichen Richtlinie heißt, ist eine Person, die Kenntnis von Missständen innerhalb des Unternehmens hat und diese mitteilen möchte.

2. Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme

Für die Kommunikation im Rahmen des Hinweisgebersystems, insbesondere bei der Meldung von Verdachtsfällen stehen Ihnen folgende Kommunikationskanäle zur Verfügung:

Über das Meldeformular auf der Webseite der Rentenbank

Die Rentenbank hat zudem eine externe Ombudsstelle zur Bearbeitung von Meldungen beauftragt. Als Ombudsstelle der Rentenbank fungiert:

Kanzlei Hoffmann Partner
Hechtsheimer Straße 35, 55131 Mainz
E-Mail: kanzlei@hoffmannpartner.de
Tel.: +49 6131 9334-0

Rechtsanwalt Tobias Mildeberger
E-Mail: mildeberger@hoffmannpartner.de
Mobil: +49 173 3132137   

oder

Rechtsanwältin Daniela Fein
E-Mail: fein@hoffmannpartner.de
Mobil: +49 171 7545358

3. Verantwortlich für die Datenerhebung

Landwirtschaftliche Rentenbank AöR, vertreten durch den Vorstand
Theodor-Heuss-Allee 80
60486 Frankfurt am Main

ist als Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) dafür zuständig, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Bei Fragen zur Datenverarbeitung, zu Ihren Rechten oder zur Datenschutzerklärung können Sie sich an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden. Diese/n erreichen Sie unter:

datenschutzbeauftragter@rentenbank.de

4. Erhobene Daten

Im Rahmen des Betriebs unseres Hinweisgebersystems und der daraus resultierenden Bearbeitung von Meldungen erheben wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Angaben zur Identität und Kontaktdaten des Hinweisgebers. Sofern eine Meldung anonym erfolgen soll, ist dies über die oben genannte externe Ombudsstelle möglich.
• Datum, Uhrzeit und Inhalt einer Meldung (insbesondere Gegenstand der Meldung, Art der Meldung, Informationen zu Beteiligten/Zeugen sowie zu weiteren Dritten, Beweismittel für den gemeldeten Verstoß in Form von Dokumenten, Bildern/Screenshots oder Audio-/Videodateien).
• Weitergehende Informationen zur Meldung wie bspw. Bearbeitungsstand, Handlungsempfehlungen, ergriffene und geplante Maßnahmen, Eingangsbestätigung, Rückfragen und Abschluss der Bearbeitung.

Eine vollständige und abschließende Auflistung der Datenelemente/-kategorien ist generell nicht möglich. Die erhobenen Daten richten sich stets nach dem konkreten Einzelfall der Meldung bzw. des konkret vorgebrachten Verstoßes.

5. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer gemeldeten (personenbezogenen) Daten erfolgt zum Zweck der Entgegennahme, Bearbeitung und Nachverfolgung von Hinweisen auf Missstände oder Verstöße gegen geltendes Recht innerhalb unseres Unternehmens. Dies umfasst insbesondere:

• Die Untersuchung und Verfolgung von Verstößen gegen interne Richtlinien und gesetzliche Vorschriften.
• Die Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Behebung der gemeldeten Missstände.
• Die Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und interner Compliance-Vorgaben.

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Bereitstellung unseres Hinweisgebersystems basiert auf der Verpflichtung nach § 12 HinSchG. Wir verarbeiten die von Ihnen bereitgestellten Daten aufgrund dieser verpflichtenden Einrichtung in Einklang mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 10 HinSchG. Sofern Ihre Meldung besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO umfasst, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich unter Beachtung von § 10 S. 2, 3 HinSchG.

Infolge Ihrer Meldung ist die von der Rentenbank beauftragte Meldestelle befugt, personenbezogene Daten auch von Ihnen zu verarbeiten, soweit dies zur Prüfung der Meldung und der Ergreifung von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG erforderlich ist. Die Verarbeitung dient dabei ausschließlich der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben.

7. Dauer der Speicherung

Die allgemeine Speicherfrist beträgt 3 Jahre nach Absschluss des Verfahrens für Sachverhalte nach dem HnSchG. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen.

Soweit sich keine hinreichenden tatsächlichen Anhaltspunkte für einen Sachverhalt gemäß dem HinSchG ergeben, werden die Daten unter Beachtung des Grundsatzes der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO) innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht bzw. der Vorgang anonymisiert.

8. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich von autorisierten Mitarbeitern unseres Unternehmens verarbeitet, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. In bestimmten Fällen können wir externe Berater oder Dienstleister hinzuziehen, die ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung Ihres Hinweises erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Rentenbank setzt für das angebotene Hinweisgebersystem keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO ein.

10. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Darüber hinaus haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen die folgenden Rechte:

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
  • Die Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
  • Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
  • Sie bestreiten die Richtigkeit der Daten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der Daten.
  • Wir benötigen die Daten nicht länger für die Zwecke der Verarbeitung, Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern:
  • Die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und
  • Die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Beschwerde (Art. 77 DS-GVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde bzw. unserem Unternehmen zu beschweren, insofern Sie einen Grund zur Beanstandung haben sollten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n.