E-Rechnung
E-Rechnung
Rechnungsstellung über OZG-RE
Grundsätzliches zur Rechnungseingangsplattform
Die Bundesdruckerei betreibt die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (kurz:OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz (siehe Rechtliche Grundlagen). Die OZG-RE ist im Internet unter https://xrechnung-bdr.de zu finden.
Allgemeines zur Rechnungsstellung
Die Lieferanten und Dienstleister der Rentenbank können E-Rechnungen über die OZG-RE stellen. Mit der Registrierung auf der Internetseite der OZG-RE erhalten Sie Ihre Zugangsdaten. Technische Voraussetzungen sind ein Internetzugang sowie ein gängiger Browser.
Alle wichtigen Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung haben wir für Sie in dem Merkblatt zusammengefasst, das Sie unten auf dieser Seite finden.
Wichtig: Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Beauftragung mitgeteilt!
Informationen, Hinweise und Ansprechpartner
Als Ansprechpartner bei technischen Fragen steht Ihnen die Bundesdruckerei als Portalbetreiber zur Verfügung.
- Hilfe als Rechnungssteller erhalten Sie unter der E-Mail-Adresse sendersupport-xrechnung@bdr.de.
- Telefonische Hilfe erhalten Sie Montags bis Freitags in der Zeit von 08:00 - 16:00 Uhr unter folgender Rufnummer: 030 / 25984436.
- Schließlich finden Sie auf der OZG-RE Plattform selbst Hilfen und Dokumentationen rund um das Thema E-Rechnung.
Bei inhaltlichen Fragen zur Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner bei der Rentenbank.
Rechtliche Grundlagen
Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen hat nach der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) über ein Verwaltungsportal im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu erfolgen. Das Gesetz verpflichtet Bund und Länder dazu, ihre Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Der Bund hat hierfür die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE) zur Verfügung gestellt.
Laut E-Rech-V der Bundesregierung ist die Rentenbank verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu empfangen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn diese den rechtlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen entsprechen.
Wichtig ist, dass Sie als Rechnungssteller ab dem 27.11.2020 Ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form übermitteln müssen.
In Deutschland soll grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden. Dieser beruht auf der EU Norm CEN 16931, die einen einheitlichen technischen Standard für elektronische Rechnungstellung festlegt. Kern des Standards ist ein Datenmodell, das Inhalt und Struktur von elektronischen Rechnungen beschreibt und standardisiert.
Antworten auf Fragen zur Rechnungsstellung
Ist die E-Rechnungs-Verordnung verpflichtend?
Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) findet grundsätzlich auf alle Rechnungen im Bereich des öffentlichen Auftragswesens des Bundes Anwendung, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nicht für Rechnungen,
- die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden,
- die geheimhaltungsbedürftig sind,
- die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland betreffen,
- die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind
Was ist die Leitweg-ID und wer stellt sie mir zur Verfügung?
Die Leitweg-ID muss bei elektronischen Rechnungen angegeben werden und funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen der Rentenbank zugeordnet werden. Sie müssen die Leitweg-ID, wie von uns mitgeteilt, in unveränderter Form bei elektronischen Rechnungen angeben.
Sie erhalten die Leitweg-ID zusammen mit der Beauftragung von der Rentenbank.
Die Rentenbank hat mehrere Leitweg-IDs, die zur Steuerung der Rechnungszuordnung bei der Rentenbank verwendet werden. Abhängig vom Auftrag können Sie von der Rentenbank unterschiedliche Leitweg-IDs erhalten.
Muss ich weiterhin eine Papierrechnung versenden?
Nein, die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch und Sie dürfen eine Rechnung nur einmal einreichen.
Ist eine digital signierte PDF-Rechnung eine gültige Alternative zu elektronischen Rechnungen und darf ich diese an die Rentenbank senden?
Nein, digital signierte PDF-Rechnungen entsprechen nicht dem Datenaustauschstandard XRechnung und sind folglich keine elektronischen Rechnungen, die die Rentenbank annehmen kann.
Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen muss in einem strukturierten Datenformat durchgeführt werden. Das Datenformat XRechnung unterstützt die automatische und elektronische Verarbeitung.
Was kann ich tun, wenn eine bereits verschickte E-Rechnung korrigiert
werden muss? Wie verschicke ich die angepasste Rechnung?
Wenn Sie eine Rechnung korrigieren müssen, so können Sie uns die Korrektur auch über OZG-RE übermitteln. Geben Sie dafür in der Korrektur-Rechnung die zuvor in der Rechnung verwendete Leitweg-ID an.
Was ist zu tun, wenn ich eine Rechnung versehentlich mehrfach
eingereicht habe?
In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren jeweiligen Ansprechpartner bei der Rentenbank.
Können Gutschriften oder Mahnungen elektronisch eingereicht
werden?
Gutschriften zu E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE elektronisch einreichen. Aus der Gutschrift muss deutlich werden, welche Rechnung angepasst werden soll. Geben Sie außerdem dieselbe Leitweg-ID wie bei der Rechnung an.
Mahnungen zu elektronischen Rechnungen können Sie wie folgt an die Rentenbank versenden:
- per E-Mail an Ihren Ansprechpartner in der Rentenbank
- oder per Post an Ihren Ansprechpartner in der Rentenbank
Mahnungen zu elektronischen Rechnungen stellen Sie wie bisher schriftlich an die Bestellerin oder den Besteller bei der Rentenbank.
Treffen mich als Dienstleister Aufbewahrungspflichten im
Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen?
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten auch für elektronische Rechnungen. Als Dienstleister sind Sie verpflichtet diese in eigener Verantwortung aufzubewahren.
Antworten auf technische Fragen zur
E-Rechnung
Welche technischen Voraussetzungen muss ich bei der elektronischen Rechnungsstellung beachten?
Es sind keine besonderen IT-technischen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung zu beachten.
Das OZG-RE Portal verfügt über webbasierte Eingabemasken zur Erstellung von E-Rechnungen im XRechnungsformat oder Sie benutzen spezielle Software zur E-Rechnungserstellung.
Wer unterstützt mich bei technischen Fragen zur Rechnungsplattform?
Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an sendersupport-xrechnung@bdr.de
Was ist XML?
Eine XML (Extensible Markup Language) Datei stellt Daten in strukturierter Form in einer Datei, die sowohl von Menschen, als auch von Maschinen lesbar ist, dar. Datenübertragungen finden häufig mit XML Dateien statt. Auch der Datenaustauschstandard XRechnung nutzt XML.
Gibt es Möglichkeiten zu prüfen oder validieren, ob eine Rechnung
mit dem Datenaustausch-Standard XRechnung konform ist?
Der IT-Planungsrat der Bundesregierung hat ein Prüfmodul für XRechnungen (XML-Validator) bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beauftragt, um die Möglichkeit zur Prüfung und Validierung von Rechnungen zu ermöglichen.
Das Prüfmodul steht Ihnen öffentlich zugänglich zur Verfügung und prüft elektronische Rechnungen nach definierten Regeln.
Sie als Dienstleister können das Prüfmodul und die Referenz-Implementierung zur Prüfung Ihrer elektronischen Rechnungen nutzen.
Antworten auf sonstige Fragen zur
E-Rechnung
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung Lieferanten?
Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung können Sie in Zukunft Papier- und Portokosten sparen. Auch der Aufwand der manuellen Rechnungsbearbeitung kann mit dem Einsatz von E-Rechnungen reduziert werden.
Wer setzt den Datenaustauschstandard XRechnung ein?
Zukünftig werden alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie 2014/55/EU betroffen sind, bundesweit einheitlich den Datenaustauschstandard XRechnung einsetzen. Sie werden somit perspektivisch E-Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber übermitteln können.